Achtung: Wer Newsletter versendet, muss einige Dinge unbedingt beachten. Unter anderem, dass im offenen Verteiler (CC) keine Email Adressen anderer Empfänger sichtbar sind. Sollte dies der Fall sein, handelt es sich bereits um eine Datenpanne.
Newsletter und das Recht auf Geheimhaltung
Bereits vor einem Jahr war der Datenschutzbehörde ein Fall gemeldet worden, in dem für mehr als 400 Empfänger eines Newsletters sämtliche Email Adressen der anderen Abonennten in der CC-Zeile offengelegt wurden. Dadurch wurde das Recht auf Geheimhaltung verletzt, das gemäß DSGVO jede Person von einer Datenverarbeitung zukommt – ein sogenanntes Betroffenenrecht. Dazu zählen unter anderen das Recht auf Information, auf Auskunft, auf Berichtigung oder Löschung und eben das Recht auf Geheimhaltung. Letzteres wurde in diesem Fall verletzt, da personenbezogene Daten – die Email Adresse – offengelegt und Unberechtigten somit zugänglich gemacht wurden.
Versenden von Newslettern und mögliche Konsequenzen
Nicht nur ein Newsletter auch ein Email, das an die falsche Person geschickt wird, kann negative Konsequenzen mit sich bringen. Dank modernster Funktionen in den Email Programmen geht das Verursachen einer Datenpanne in diesem Zusammenhang sehr schnell! Denken Sie daran, dass beim Auswählen eines Empfängers immer Vorschläge eingeblendet werden. Mit einem unabsichtlichen Klick kann es so sehr einfach passieren, dass eine Person hinzugefügt wird, für den die Inhalte keineswegs bestimmt sind.
Dieser Fehler kann schon eine Datenpanne auslösen, die für Betroffene enorme Nachteile und für Sie eine hohe Strafe, einen Reputationsschaden oder Schadenersatzforderungen mit sich bringen kann. So ein Versehen ist auch als Datenpanne der Behörde zu melden – binnen 72 Stunden!
Unsere Praxistipps
- Kontollieren Sie bei jedem Email, das Sie versenden – ganz egal ob Newsletter oder einfaches Mail – sorgfältig die CC-Zeile und die Empfänger. Lieber einmal zu oft kontrolliert, als einmal zu wenig!
- Sensibilisieren Sie auch regelmäßig Ihre Kollegen und Mitarbeitenden zu diesem Thema. Weitergabekontrolle ist ein wichtiger Bestandteil des technischen und organisatorischen Datenschutzes!
- Kontaktieren Sie uns wenn Sie Unterstützung und weitere Tipps benötigen.