In unserer digitalisierten Welt steht der Schutz personenbezogener Daten oft im Konflikt mit den Interessen eines Unternehmens. Besonders brisant wird dies bei der Frage nach dem Umgang mit dienstlichen E-Mail-Accounts ausgeschiedener Mitarbeitender: Darf ein Unternehmen darauf zugreifen, auch wenn sie privat genutzt wurden?
Im Folgenden werfen wir einen Blick auf zwei richtungsweisende Entscheidungen des Obersten Gerichtshofs (OGH) und des Bundesverwaltungsgerichts (BVwG) aus dem letzten Jahr, die Klarheit in diese komplexe Debatte bringen.
Fall 1: OGH-Entscheidung – Das Unternehmen bekam recht!
In ersten Fall vom Juni 2023 standen zwei ehemalige Assistentinnen der Geschäftsführung im Zentrum dieser Auseinandersetzung, als klar wurde, dass ihre internen E-Mails – nicht gerade schmeichelhaft für das Management (es fielen unter anderem Worte wie „Idiotenhaufen“) – nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen vom Geschäftsführer gelesen wurden. Ihre Reaktion? Eine Klage auf immateriellen Schadenersatz, da sie ihre Datenschutzrechte verletzt sahen. Es gab keinerlei Vereinbarungen über die Privatnutzung oder Einsichtnahme in Mails. Der Clou: Die Klägerinnen hatten selbst auch Zugriff auf die E-Mail-Konten ihrer Vorgängerinnen, inklusive aller geschäftlichen und wohl auch privaten Nachrichten. Als ihre eigenen E-Mails ans Licht kamen, sahen sie ihre Privatsphäre verletzt und zogen vor Gericht.
Doch der OGH sah die Sachlage anders: Er entschied, dass der Arbeitgeber im Recht war! Warum? Weil in diesem Fall das berechtigte Interesse des Unternehmens, den ungestörten Geschäftsbetrieb zu gewährleisten, schwerer wiegt als das Recht der Mitarbeiterinnen auf Datenschutz. Die Gerichtsentscheidung unterstrich, dass die Einsichtnahme in die E-Mails gerechtfertigt war, um eventuelle Verstöße gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten zu untersuchen. Zudem wurde argumentiert, dass die Assistentinnen, aufgrund der gängigen Praxis des Zugriffs auf die Konten der Vorgängerinnen, mit einer möglichen Überprüfung ihrer Nachrichten hätten rechnen müssen – vorausgesetzt, diese waren nicht ausdrücklich als privat markiert.
Fall 2: BVwG-Entscheidung – Das Unternehmen bekam recht!
In diesem Fall vom Dezember 2023 klagte eine ehemalige Mitarbeiterin eines international tätigen Transportunternehmens ebenso gegen die Fortführung der Nutzung ihres dienstlichen E-Mail-Accounts durch das Unternehmen nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses. Sie argumentierte, dass ihr Recht auf Datenschutz verletzt worden sei, da das Unternehmen sowohl berufliche als auch private E-Mails ohne ihre Zustimmung weiterleitete und einsehbar machte.
Das BvWG wies die Beschwerde der ehemaligen Mitarbeiterin ab und stellte fest, dass die Verarbeitung der Daten, insbesondere die Einsichtnahme und Weiterleitung der E-Mails zulässig war. Das Gericht befand, dass ein berechtigtes Interesse des Unternehmens bestand, in die E-Mails Einsicht zu nehmen, um einen ungestörten Geschäftsablauf nach dem Ausscheiden der Mitarbeiterin sicherzustellen. Es wurde festgestellt, dass es eine dienstliche Anweisung gab, berufliche E-Mail-Accounts nicht für private Zwecke zu nutzen, und das Unternehmen daher davon ausgehen konnte, dass die nach dem Ausscheiden der Mitarbeiterin eingegangenen E-Mails einen beruflichen Kontext hatten. Des Weiteren betonte das BVwG, dass das „Sichten“ der E-Mails, um berufliche von privaten Korrespondenzen zu trennen, im Interesse des Verantwortlichen liegt. Ein Zeitraum von vier Monaten über das Ende des Dienstverhältnisses hinaus wurde als angemessen betrachtet.
Fazit
Diese Entscheidungen unterstreichen die komplexe Balance zwischen Datenschutz und betrieblichen Interessen. Während Unternehmen ein legitimes Interesse an der Aufrechterhaltung ihrer Geschäftstätigkeit nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden haben, müssen sie dabei trotzdem auch die Datenschutzrechte dieser beachten. Die Nutzung dienstlicher E-Mail-Accounts nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bedarf einer sorgfältigen Prüfung, um sowohl die Rechte des Einzelnen als auch die Interessen des Unternehmens zu wahren. Dabei sind Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen gefordert, Transparenz und Klarheit in der Nutzung und Überwachung dienstlicher Kommunikationsmittel zu schaffen, um solche Konflikte zu vermeiden.
MeineBerater-Tipp
- Klare Regeln: Verfassen Sie eindeutige Richtlinien zur Nutzung von E-Mail-Adressen und untersagen Sie die private Nutzung.
- Zugriffsberechtigungen klar definieren: Legen Sie fest, wer nach dem Ausscheiden eines/r Mitarbeitenden Zugriff hat und erstellen Sie eine Anleitung dafür.
- Archivierung: Leiten Sie E-Mails an eine/n Vorgesetzte/n weiter und archivieren Sie diese nach vier Monaten.
- Mitarbeitende schulen: Schulen Sie Ihr Team über die Handhabung von E-Mails ausgeschiedener Kollegen und Kolleginnen.