Haben Sie schon einen standardisierten Prozess für die Beantwortung von Auskunftsbegehren? Falls ja, dann dürfen Sie hier ebenfalls mit dem Frühjahrsputz beginnen 😉
Der Europäische Datenschutzausschuss hat für die Beantwortung von Auskunftsbegehren neue Leitlinien veröffentlicht. Auch in diesen fällt auf, dass es keine Erleichterungen für die Verantwortlichen gibt (also uns Unternehmer/Unternehmen) sondern die Anforderungen werden strenger.
Was kommt Neues auf uns zu?
Allen Auskünften muss zukünftig eine Kopie sämtlicher personenbezogener Daten beigelegt werden, egal wie groß der Aufwand dafür ist. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise Unterlagen in einem externen Archiv aufbewahren, wo Sie für die Anforderung eine Gebühr zu entrichten haben, werden Sie in Zukunft diese Gebühr zahlen müssen (nein, keine Rückforderung beim Antragsteller). Nur in wenigen , gut begründeten Fällen und auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt, können Ausnahmen bei den Kopien gemacht werden.
Weiters sind nicht nur die konkreten Daten (keine Kategorien!) wie Name, Adresse und Kontaktdaten anzuführen, sondern auch u.a. Gesundheitsunterlagen, historische Kaufaufträge, Finanzdaten oder Protokolle zur online Nutzung des Kunden Ihrer Webseiten oder Apps .
Und wenn die Unterlagen komplex sind, weil beispielsweise die Protokolle der online Nutzung für einen Laien nicht verständlich sind, sind diese in einfacher Sprache zu erklären.
Wovor sollten Sie sich schützen?
Beispielsweise hat die Hessische Datenschutzbehörde 2020 für Verstöße gegen die Auskunftspflichten Strafen im fünfstelligen Bereich verhängt.
Auch kann davon ausgegangen werden, dass zukünftig immer mehr Schadensersatzforderungen bei nicht korrekter Beantwortung von Auskunftsbegehren auf Sie zukommen können. Bei solchen Verstößen wurde vor kurzem in Deutschland einmal 1.000.- € und ein anderes Mal 5.000,- € Schadenersatz verhängt.
Unsere Praxistipps
- Aktualisieren Sie regelmäßig Ihr Verarbeitungsverzeichnis damit bei der Beantwortung eines Auskunftsbegehrens alle notwendigen Datenkategorien und Speicherorte schnell ersichtlich sind.
- Verarbeiten/speichern Sie nur jene Daten, die Sie tatsächlich für die Kundenbeziehung benötigen.
- Erstellen Sie sich ein Muster für die Beantwortung von Auskunftsbegehren – gerne unterstützen wir Sie dabei!