Briefe rechtskonform verschicken

In Zeiten, in denen sich das datenschutzrechtliche Hauptaugenmerk größtenteils um die Rechtskonformität von Google Analytics, die wichtigen aber zugegebenermaßen manchmal lästigen Cookie-Banner, sowie die Frage dreht, wann denn endlich die E-Privacy Verordnung kommt, haben wir zur Abwechslung einmal wieder eine Meldung aus dem analogen Bereich. Ein italienisches Unternehmen hatte einem Kunden Unterlagen per Post auf nicht datenschutzkonforme Weise zugeschickt und dafür auch ein saftiges (analoges) Bußgeld erhalten 😉

Was war passiert?

Anlass zur Beschwerde des Kunden bei der italienischen Datenschutzbehörde war nicht der Inhalt des Briefes – dieser enthielt lediglich Informationen zu den Finanzdienstleistungen des Unternehmens. Bemängelt wurde eher der Umschlag, in dem sich diese Informationen befanden. Auf diesem befand sich nämlich für jeden gut ersichtlich der Text „anomaler Kredit“ aufgedruckt.

Die italienische Datenschutzbehörde erkannte darin richtigerweise einen Verstoß gegen die Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Transparenz sowie der Datenminimierung. Unabhängig vom tatsächlichen Inhalt, der sich in dem Brief befindet, ermöglicht ein solcher Aufdruck einem Dritten Aufschluss über die finanzielle Situation einer Person – im vorliegenden Fall des Beschwerdeführers.

Besonders pikant ist die Situation auch deswegen, weil die Behörde bereits im November 2005 (!) in einer Generalverfügung festgelegt hat, dass aufgrund des hohen Risikos beim Verschicken von Finanzkommunikation „geschlossene Umschläge zu verwenden sind, die nur die für die Identifizierung des Absenders und die Zustellung erforderlichen Daten enthalten.“

Unsere Praxistipps

• Auf den Briefumschlag kommt nur das, was die Post für die Versendung benötigt (Firmenadresse, Absender). Notieren Sie ansonsten nichts auf dem Umschlag. In Kombination mit Name und Adresse in der Anschrift kann sonst ganz schnell eine Datenpanne passieren.
• Bei Briefen/Unterlagen in Fensterkuverts achten Sie auf richtige Falttechnik und überprüfen Sie, ob nicht auch andere Textpassagen mit möglicherweise personenbezogenen Informationen oder gar Geschäftsgeheimnissen unter der Anschrift zu erkennen sind!
• Sensible Unterlagen unbedingt eingeschrieben versenden!
• Das gilt natürlich nicht nur für Geschäftsdokumente, sondern auch für postalische Geburtstagsgrüße, Osterglückwünsche an Ihre Kunden (oder an uns 😉 etc.