WhatsApp ist aus der alltäglichen Kommunikation kaum wegzudenken, doch was viele Unternehmen nicht bedenken: Für den geschäftlichen Einsatz birgt der Messenger trotz Zertifizierung im EU-US Data Privacy Framework (DPF) immer noch erhebliche Datenschutzrisiken. Welche Herausforderungen es gibt und warum selbst die Business-Version von WhatsApp nicht ausreicht, wenn sie zu 100 % datenschutzkonform unterwegs sein wollen, erfahren Sie hier in unserem Beitrag.
WhatsApp im Business: Ein Minenfeld für Datenschutz und Compliance
WhatsApp, mittlerweile ein Dienst von Meta, bleibt trotz der DPF-Zertifizierung problematisch für den geschäftlichen Einsatz. Obwohl der transatlantische Datentransfer durch das DPF sicherer wird, erfüllt WhatsApp weiterhin nicht die umfassenden DSGVO-Vorgaben – vor allem in der Standardversion. Metadaten werden nicht verschlüsselt und können heikle Kommunikationsdetails preisgeben, während auch die Business-Version Schwachstellen zeigt, etwa im Auftragsverarbeitungsvertrag und der Datenverarbeitung auf US-Servern.
Warum WhatsApp Business nicht ausreicht
Auch mit der Business-Version bleibt WhatsApp ein riskantes Kommunikationsmittel für Unternehmen. Die Zertifizierung bietet mehr Schutz, doch Daten werden weiterhin auf US-Servern gespeichert und selbst eine Einwilligung durch eine betroffene Person in die Kommunikation mittels WhatsApp heilt dieses Problem nicht. Die WhatsApp Business API könnte über Drittanbieter (z. B. sinch) datenschutzkonformer genutzt werden, doch der hohe technische Aufwand und lückenhafte Auftragsverarbeitungsverträge erschweren die DSGVO-konforme Nutzung. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte auf Alternativen setzen, die volle Transparenz und Sicherheit bieten.
Was sollte bei der Nutzung von Messenger-Diensten generell beachtet werden?
Bevor Unternehmen Messenger-Dienste für die geschäftliche Kommunikation wählen, sollten sie folgende Schlüsselfragen klären, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.
- Wo befinden sich die Server des Anbieters?
Liegen die Server außerhalb des EWR, also in einem Drittland, muss ein angemessenes Schutzniveau nach Art. 46 DSGVO sichergestellt sein – beispielsweise durch Zertifizierungen wie das EU-US Data Privacy Framework, den Abschluss von Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) UND dem Vorliegen besonderer technischer und organisatorischer Maßnahmen des Diensteanbieters. Prüfen Sie dieses und führen Sie eine Datenschutzfolgenabschätzung oder ein Transfer Impact Assessment (TIA) durch. - Welche Daten werden gesammelt und zu welchem Zweck?
Werden die gesammelten Daten für Werbung, zur Verbesserung der Dienstleistungen oder gar zum Verkauf an Dritte verwendet? Diese Nutzung muss transparent offengelegt werden, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Und das Unternehmen (also WIR, die diesen Dienst gewerblich nutzen) muss sich um Einwilligungen der Nutzerinnen und Nutzer kümmern. - Wie wird die Verschlüsselung der Nachrichten gehandhabt?
Ist die Verschlüsselung standardmäßig aktiviert? Dies ist entscheidend, da unverschlüsselte Nachrichten leicht von Kriminellen abgefangen und eingesehen werden können. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sollte mittlerweile bei allen Kommunikationskanälen Standard sein. - Werden die Nachrichten sicher im Backup der Cloud gespeichert?
Auch die Speicherung in einer Cloud muss verschlüsselt erfolgen, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Es ist wichtig zu prüfen, welche Mechanismen der Anbieter bereithält, um die Integrität der Daten zu gewährleisten. - Wie werden Mobilnummern und Kontaktdaten überhaupt behandelt?
Werden diese Daten gehasht und pseudonymisiert verarbeitet, um die Identität der Nutzer zu schützen? Diese Maßnahmen sollten vom Dienstanbieter umgesetzt sein, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten besonders geschützt werden.
Alternative: Signal – Ein datenschutzfreundlicherer Messenger
Für Unternehmen, die auf der sicheren Seite sein wollen, ist Signal eine starke Alternative. Signal erfüllt die Anforderungen der DSGVO deutlich besser als WhatsApp oder andere Messenger-Dienste. Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, minimale Datenspeicherung und vollständige Transparenz schützt Signal die Privatsphäre von allen Nutzerinnen und Nutzern und minimiert das Risiko der Preisgabe oder des Abgreifens von Daten durch Unberechtigte (man könnte auch Kriminelle sagen 😉).
Warum konkret Signal?
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Signal verschlüsselt nicht nur die Nachrichteninhalte, sondern auch die Metadaten. Das bedeutet, dass weder Signal selbst noch Dritte Einblick in die Kommunikation erhalten.
- Open-Source und transparent: Signal ist Open-Source, was bedeutet, dass der Code öffentlich einsehbar ist und regelmäßig von unabhängigen Experten überprüft wird. Diese Überprüfungen sorgen für ein hohes Maß an Sicherheit.
- Pseudonymisierung von Daten: Signal setzt auf Pseudonymisierung von Nutzerdaten, um die Rückverfolgbarkeit zu minimieren.
- DSGVO-Konformität: Signal erfüllt die Anforderungen der DSGVO in vielen Bereichen besser als WhatsApp. Das macht Signal zur besseren Wahl für Unternehmen, die datenschutzkonform kommunizieren wollen.
MeineBerater-Tipp
Wir bleiben bei Signal 😉 Reduzieren Sie die Nutzung von WhatsApp auf das unbedingt notwendigste, am besten auf Ihr Privatleben. Wenn dies nicht „geht“, schicken Sie auf keinen Fall personenbezogene Daten oder vertrauliche Inhalte über diesen Dienst. Gerne stehen wir auch für Schulungen mit Schwerpunkt datenschutzkonforme Kommunikation zur Verfügung.